Como garantir que sua campanha esteja 100% dentro da lei

Nenhuma empresa ou fornecedor responsável deve prometer risco jurídico zero.

A conformidade depende das características da campanha, da legislação vigente, das decisões tomadas durante a execução e da qualidade dos registros.

Ainda assim, é possível reduzir significativamente os riscos por meio de um processo estruturado.

Estar “dentro da lei” não significa apenas obter um número de autorização. Significa executar a campanha de acordo com o plano, o regulamento, as normas de proteção ao consumidor, as regras de dados e os compromissos assumidos.

1. Analise a mecânica antes de produzir a campanha

O primeiro passo é compreender o que será oferecido e como os participantes serão contemplados.

Perguntas essenciais:

• haverá sorte?
• haverá julgamento?
• haverá prêmio instantâneo?
• a compra será obrigatória?
• quais produtos participam?
• o público será consumidor, vendedor ou canal?
• haverá redes sociais?
• outras empresas participarão?
• quais dados serão coletados?

A legislação contempla sorteio, concurso, vale-brinde e modalidades assemelhadas.

Definir a modalidade depois que o sistema está pronto aumenta retrabalho.

2. Verifique quem será a empresa promotora

A autorização é destinada a pessoas jurídicas que atendam aos requisitos aplicáveis. Pessoas físicas não estão abrangidas.

Também deve ser definido:

• quem será a mandatária;
• quais empresas serão aderentes;
• quais marcas aparecerão;
• quem será responsável pelos dados;
• quem contratará os fornecedores;
• quem responderá aos participantes.

Em campanhas cooperadas, a ausência dessa definição pode gerar divergências contratuais e regulatórias.

3. Planeje o prazo de autorização

Segundo a orientação da SPA baseada na Portaria nº 7.638/2022, o pedido deve ser formalizado entre 120 e 40 dias antes do início da promoção.

O cronograma precisa considerar:

• elaboração;
• documentos;
• pagamento da taxa;
• protocolo;
• análise;
• possíveis exigências;
• ajustes;
• emissão do certificado;
• produção final;
• lançamento.

Uma promoção não deve depender da expectativa de aprovação na véspera.

4. Protocole o pedido pelo SCPC

O Sistema de Controle de Promoção Comercial permite cadastrar o pedido, emitir o certificado e realizar procedimentos de prestação de contas.

A documentação pode incluir, conforme o caso:

• regulamento;
• plano;
• atos societários;
• certidões;
• demonstrativos;
• relação de empresas;
• descrição dos prêmios;
• comprovante da taxa;
• informações operacionais.

Os requisitos devem ser consultados na versão vigente do sistema e das normas.

5. Faça o regulamento refletir a operação real

O regulamento não deve ser um texto genérico copiado de outra campanha.

Ele precisa descrever:

• público;
• território;
• período;
• produtos;
• requisitos;
• forma de participação;
• limites;
• critérios;
• apuração;
• contemplados;
• entrega;
• desclassificação;
• atendimento;
• dados.

A tecnologia deve ser construída a partir dessas regras.

Quando sistema e regulamento divergem, a empresa fica exposta mesmo que possua autorização.

6. Só divulgue depois da autorização aplicável

O certificado deve ser obtido antes do início e da divulgação da promoção sujeita à autorização.

O número deve constar nos materiais da campanha conforme as orientações oficiais. A validade coincide com o período autorizado e não pode superar 12 meses.

As equipes de criação e mídia precisam trabalhar com versões controladas para evitar que materiais antigos sejam publicados.

7. Comprove a propriedade dos prêmios

Nas modalidades sorteio, concurso e assemelhadas, a SPA orienta que a propriedade seja comprovada até oito dias antes da apuração.

No vale-brinde e assemelhado, a comprovação deve ocorrer antes do início.

A empresa precisa organizar:

• notas fiscais;
• documentos equivalentes;
• descrição;
• valores;
• disponibilidade;
• logística;
• substituições permitidas;
• custódia.

8. Cuide da proteção de dados

A campanha deve definir:

• dados necessários;
• finalidade;
• hipótese legal;
• controlador;
• operadores;
• acessos;
• segurança;
• retenção;
• atendimento aos titulares.

Não é adequado coletar informações apenas porque elas “podem ser úteis no futuro”.

A jornada deve distinguir participação, comunicações promocionais e outras finalidades quando necessário.

9. Crie uma trilha de auditoria

É necessário reconstruir a jornada:

participante → requisito → validação → elemento de participação → apuração → contemplação → entrega.

Registre:

• data e hora;
• origem;
• comprovantes;
• validações;
• alterações;
• usuários administrativos;
• resultados;
• comunicações;
• entregas.

Rastreabilidade sustenta auditoria, atendimento e prestação de contas.

10. Controle alterações

Mudanças durante a execução precisam passar por análise.

A Portaria nº 7.638/2022 não permite utilizar um aditamento para trocar a modalidade ou alterar a mecânica da promoção.

Evite alterar informalmente:

• datas;
• prêmios;
• produtos;
• limites;
• critérios;
• apuração;
• regiões.

11. Planeje a prestação de contas

O encerramento deve ser planejado antes do lançamento.

A SPA informa que o SCPC também operacionaliza a prestação de contas.

A campanha precisa preservar:

• resultados;
• contemplados;
• documentos;
• entrega dos prêmios;
• recibos;
• comprovantes;
• registros tributários;
• relatórios.

Checklist de conformidade

• modalidade analisada;
• empresa elegível;
• cronograma adequado;
• pedido protocolado;
• certificado emitido;
• regulamento e sistema alinhados;
• peças aprovadas;
• prêmios comprovados;
• dados protegidos;
• auditoria configurada;
• atendimento preparado;
• prestação de contas planejada.

Conclusão

Conformidade não é um selo isolado.

Ela depende da integração entre:

• jurídico;
• marketing;
• tecnologia;
• operação;
• dados;
• atendimento;
• auditoria.

A melhor forma de manter uma promoção dentro da lei é construir o projeto corretamente desde o início e controlar cada mudança até o encerramento.

Perguntas frequentes sobre conformidade promocional

O certificado garante sozinho a legalidade?

Não. A execução também deve seguir o regulamento e as normas aplicáveis.

Quando o pedido deve ser apresentado?

A orientação atual estabelece a janela entre 120 e 40 dias antes do início.

O regulamento pode ser alterado livremente?

Não. Alterações precisam ser avaliadas e podem depender de procedimento formal.

A LGPD também se aplica?

Sim. Campanhas que tratam dados pessoais devem respeitar a legislação de proteção de dados.